آموزش جامع تحریر دفاتر

آموزش جامع تحریر دفاتر

آموزش جامع تحریر دفاتر : تحریر دفاتر قانونی مالیاتی یکی از مسائل مهمی هست که بایستی هر حسابدار با آن آشنایی کامل داشته باشد، اکثر حسابدارها فکر می‌کنند که نوشتن دفاتر کار سختی باشد ولی با کمی دقت به ریزه‌کاری‌های قانونی نحوه تحریر دفاتر، متوجه خواهید شد که آسان و جذاب خواهد بود.

به استناد ماده ۹۵ قانون مالیات های مستقیم، دفاتر قانونی از نظر مالیاتی عبارت است از دفاتر روزنامه (اعم از نقدی و یا غیرنقدی) دفتر کل موضوع قانون تجارت و یا دفاتر مخصوصی که وزارت امور اقتصادی و دارایی به عنوان دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه) تهیه و در دسترس مودیان قرار می‌دهد که هر شرکت، موسسه و یا سازمانی که ملزم به پرداخت مالیات در حیطه کاری خود می باشد برای ثبت روند مالی شرکت می‌بایست از آن استفاده نماید تا پس از تکمیل آن به اداره مالیاتی تحویل داده شود.

قبل از تحریر دفاتر قانونی باید تجزیه و تحلیل فعالیت های مالی به دقت  صورت  گرفته باشد. فرد ثبت کننده دفاتر قانونی باید مفهوم بدهکار و بستانکار را کامل بداند.

تحریر دفاتر قانونی و تجزیه تحلیل های مالی باید توسط یک حسابدار ماهرانجام شود . چرا که بین حسابداری و دفتر نویسی تفاوت وجود دارد در زمانی که یک دفترداردرحال تحریر دفاتر قانونی میباشد لازم است یک فرد حسابدار اورا همراهی کند و تجزیه تحلیل های مالی را انجام دهد زیرا یک دفتردار فقط مسئول دفتر نویسی است و نمیتواند رویداد های مالی را تجزیه تحلیل کند

در ثبت رویداد های مالی در دفتر روزنامه باید حسابدار طرف های بدهکار و بستانکار را کامل بشناسد و مقررات مربوط به نوشتن دفتر روزنامه و دفتر کل را بداند .

تحریر دفاتر یکی از مهمترین وظایف هر حسابدار است که باید اطلاعات جامعی در خصوص آن داشته باشد. تنظیم دفاتر قانونی پلمپ شده برای تمامی شرکت‌ها و افراد حقیقی الزامی است و بایستی صورت هزینه‌های سالانه را بر اساس استانداردهای حسابداری در آن درج کرده و در پایان سال مالیاتی در اختیار ممیزان سازمان امور مالیاتی کشور قرار دهند تا طبق قانون مالیات‌های مستقیم مالیات شخص حقیقی یا حقوقی محاسبه و پرداخت شود.

انواع دفاتر قانونی

دفاتر قانونی 7 نوع اند که در ادامه می خواهیم به جزئیات آن بپردازیم :

دفتر روزنامه:

طبق ماده 3 آیین نامه”نحوه تنظیم و تحریر و نگاهداری دفاتر”، دفتر روزنامه دفتری است که اشخاص حقوقی یا حقیقی کلیه عملیات مالی و پولی خود را اعم از خرید و فروش و دیون و مطالبات و ظهرنویسی و هرگونه فعالیتی که ایجاد دین یا طلب کند و نیز عملیات محاسباتی را به تاریخ وقوع و سایر عملیات را که طبق اصول حسابداری و عرف متداول دفترداری در پایان دوره مالی برای تنظیم حساب سود و زیان و ترازنامه لازم است بلااستثناء به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت می‌کنند.

پس یکی از اسناد مهم پلمپ شده‌ای که هر شرکت برای تنظیم صورت‌های مالی در سال مالیاتی مربوطه به آن نیاز دارد، دفتر روزنامه است. نحوه تنظیم و تحریر و نگهداری دفتر روزنامه در ماده سوم آیین‌نامه نحوه تنظیم و نگاهداری دفاتر قید شده است. دفتر روزنامه به دفتری اطلاق می شود که هم اشخاص حقیقی و حقوقی بایستی کلیه عملیات مالی و پولی خود را اعم از خرید و فروش و دیون و مطالبات و ظهر نویسی‌ها و به طور کل هر فعالیتی که باعث بستانکاری یا طلبکاری شود را باید در دفاتر روزنامه درج کنند. همچنین٬ عملیات محاسباتی بایستی به تاریخی که واقع می‌شوند، درج شود جز آن دسته از عملیات مالی که طبق اصول حسابداری و دفترداری در پایان سال مالی برای تنظیم حساب سود و زیان نیاز است تحریر شود.

دفتر کل:

دفتر کل تصویر کلی یا خلاصه‌ای تفکیک شده از دفتر روزنامه است که در آن معاملات تاجر که شامل خرید، فروش، مطالبات یا دیون تحت نظم و عنوان حساب‌های مشخص، به ترتیب وقوع به ثبت می‌رسد. ماده 8 ق.ت در تعریف دفتر کل چنین می‌گوید: دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته‌ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع معاملات آن را تشخیص و جدا کرده، هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر، به طور خلاصه و تفکیک شده ثبت کند”.

دفتر کل طبق ماده ۸ قانون تجارت عبارت است از: دفتری که صاحب کسب و کار (تاجر) بایستی همه صورت معاملات خود را حداقل هفته‌ای یک بار از دفتر روزنامه استخراج کرده و انواع گوناگون آن را تشخیص داده و هر نوع را در صفحه مخصوصی در آن دفتر به صورت خلاصه ثبت کند. در واقع دفتر کل٬ خلاصه‌ای تفکیک شده از دفتر روزنامه بوده که اطلاعات خرید و فروش و مطالبات و دیون تحت نظم مشخص و به عنوان حساب مشخص به ترتیب تاریخ وقوع، قید شود.

دفتر مشاغل(دفتر درآمد و هزینه):

دفتری است که دارای ستون‌هایی برای درج تاریخ، شرح معاملات، درآمد، هزینه و دارایی‌های قابل استهلاک باشد و معاملات مذکور به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت گردد به طوری که در پایان سال، جمع درآمد و هزینه شغلی مودی و تنظیم حساب سود زیان از آن امکان پذیر می‌باشد.

دفتر معین:

دفتری است که برای تفکیک و مجزا ساختن هر یک از حساب‌های دفتر کل برحسب مقتضیات و شرایط حساب ممکن است نگهداری شود. کارت‌های حساب اعم از آن‌که بوسیله دست یا ماشین تهیه شده باشد در حکم دفاتر معین است.

دفتر دارایی:

برابر ماده 9 ق.ت، دفتر دارایی دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده در آن دفتر ثبت و امضاء نماید و این کار باید تا پانزدهم فروردین سال بعد انجام پذیرد.
امروزه عملاَ در بنگاه‌های تجاری این دفاتر به علت آنکه عملیات سالیانه تاجر یا شرکت تجاری به صورت ترازنامه تنظیم میگردد، اهمیت خود را از دست داده است.

طبق ماده ۹ قانون تجارت، دفتر دارایی به دفتری اطلاق می شود که تاجر بایستی سالانه، صورت جامعی از کلیه دارایی‌های منقول و غیر منقول و دیون و مطالبات خود را به ریز، ترتیب داده و آن را در دفتر دارایی تنظیم و ثبت کند و تا ‍۱۵ فروردین سال بعد اتمام یابد. امروزه به خاطر وجود ترازنامه، دفتر دارایی کارکرد خود را از دست داده است.

دفتر ثبت تجاری:

بنا به دستور ماده 16 ق.ت: اگر تاجر ایرانی یا خارجی بخواهد در ایران شغل معمولی خود را اعمال تجاری قرار دهد، مکلف به ثبت نام خود در دفتر ثبت تجاری می‌باشد، در غیر این صورت متخلف به جزای نقدی خواهد شد.( بر اساس ماده 184 قانون مالیات های مستقیم، اصلاحیه مورخ 27/11/1380 ادارات ثبت مکلف‌اند در آخر هر ماه فهرست کامل شرکت‌ها و موسساتی را که در طول ماه به ثبت می‌رسند و تغییرات حاصله در مورد شرکت‌ها و موسسات موجود و نیز نام اشخاص حقیقی یا حقوقی را که در دفتر قانونی به ثبت رسانیده‌‎اند با ذکر تعداد دفاتر ثبت شده و شماره‌های آن به اداره امور مالیاتی محل اقامت موسسه ارسال دارند).

دفتر کپیه:

در این دفتر برابر ماده 10 ق.ت: باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب‌های صادره تاجر یا شرکت تجاری به ترتیب تاریخ ثبت گردد و همچنین بنا به تبصره ماده مذکور کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های وارده نیز باید به ترتیب تاریخ ورود، مرتب و در پوشه مخصوص ضبط گردد. امروزه بنگاه‌های تجاری از سیستم تایپ و بایگانی پیشرفته به جای دفتر کپیه استفاده می‌نمایند.

پلمپ دفاتر تجاری

کلیه دفاتر رسمی و قانونی به جز دفتر دارایی بایستی پیش از آن که چیزی در آن  نوشته شود، توسط اداره ثبت و اسناد، امضا و اوراق آن به ترتیب شماره گذاری و با مهر سربی وزارت دادگستری  پلمپ و منگنه شود. در دفاتر قانونی، در صفحه اول و آخر، صفحات با قید تاریخ، مشخص و امضا شده و کلیه اعداد نیز با حروف نوشته شود. طبق ماده ۲ آیین‌نامه نحوه تنظیم و تحریر و نگهداری دفاتر قانونی، کلیه دفاتر روزنامه و کل بایستی به زبان فارسی تحریر شود و قبل از ثبت هر نوع معامله‌ای در آن طبق ماده ۱۱ و ۱۲ قانون تجارت، توسط نماینده اداره ثبت اسناد، امضا و پلمپ شود. کلیه صفحات دفاتر قانونی شرکت‌ها، در اداره مالیات و ثبت شرکت‌ها پلمپ می‌شوند و به این خاطر، دفاتر پلمپ نامیده می‌شود. بر طبق ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم مودیان موظفند، دفاتر و یا اسناد و مدارک حسب مورد را که با رعایت اصول و ضوابط مربوط از جمله اصول و ضوابط مربوط به تنظیم دفاتر تجاری موضوع قانون تجارت در خصوص تجار تنظیم می‌گردد، برای تشخیص درآمد مشمول مالیات، نگهداری و اظهارنامه مالیاتی خود را بر اساس آن‌ها تنظیم کنند.

آیین‌نامه تحریر و نگهداری دفاتر قانونی

مودیانی که دفتر روزنامه و کل نگهداری می‌نمایند، باید کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی و مودیان مجاز به نگهداری دفاتر مشاغل(دفتر درآمد و هزینه)باید هر گونه درآمد و هزینه و خرید و فروش دارایی های قابل استهلاک خود را طبق مقررات، حسب مورد در دفاتر مربوط ثبت کنند ولو آن‌که برای نگهداری حساب‌ها از ماشین‌های الکترونیکی و کارت های حساب استفاده شود.( ماده 11 آیین نامه تحریر دفاتر قانونی)
تبصره – اشتباهات حسابداری در صورتی که بعداَ در اثناء عملیات سال مربوط مورد توجه واقع و بر پایه استاندارد های حسابداری در دفاتر همان سال اصلاح و مستندات آن ارائه شود، به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.
مودیان مجاز به نگهداری دفتر مشاغل می توانند تمام یا قسمتی از درآمد و هزینه های مشابه روزانه را تحت یک شماره ردیف در دفتر ثبت نمایند. مشروط به این‌که در ستون شرح دفتر، نوع و تعداد آن‌ها را قید و اگر متکی به اسناد و مدارک باشد مشخصات آن را نیز در ستون مزبور درج نمایند. در صورتی‌که اقلام درآمد و هزینه و خرید و فروش درآمد و هزینه و خرید و فروش دارایی‌های قابل استهلاک متکی به اسناد و مدارک باشد، مودیان مذکور می‌بایست پس از ثبت موارد در دفتر مشاغل، اسناد و مدارک مربوط را به ترتیب شماره ردیف دفتر و به نحوی که برای رسیدگی ماموران مالیاتی قابل استفاده باشد نگهداری نمایند.(ماده 12)
در مواردی که دفاتر روزنامه و کل نگهداری می شود، کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی مربوط و در موارد نگهداری دفاتر مشاغل، درآمدها و هزینه‌ها و خرید و فروش دارایی های قابل استهلاک باید در همان روز انجام، حسب مورد در دفاتر روزنامه یا مشاغل ثبت گردد.
تبصره 1- تاریخ مذکور در مدارک یا فاکتور فروش یا خرید و غیره ملاک قطعی تاخیر شناخته نمی‌شود و هرگاه انجام و ختم این گونه اعمال با توجه به روش و طرز کار موسسه تابع تشریفات و طی مراحلی باشد تا موضوع آماده برای ثبت در دفتر مربوط شود، فاصله بین تاریخ فاکتور یا مدارک و روز آماده شدن آن برای ثبت در دفتر تاخیر ثبت تلقی نخواهد شد.
تبصره 2- تاخیر در تحریر عملیات در صورتی که به منظور سوء استفاده نباشد تا 15 روز به تشخیص اداره امور مالیاتی و بیش از آن به تشخیص هیات 3 نفری موضوع بند 3 ماده 97 قانون مالیات های مستقیم مصوب 3/12/66 و اصلاحیه های بعدی به قانونی بودن دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.

تبصره 3- در مواردی که دفاتر موضوع آیین‌نامه مربوطه توسط مقامات قضایی یا سایر مراجع قانونی از دسترس مودی خارج شود و صاحب دفتر از تاریخ وقوع این امر حداکثر ظرف سی روز دفاتر جدید، امضاء، پلمپ وعملیات آن مدت را در دفاتر جدید ثبت کند، تاخیر ثبت عملیات در این مدت به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.
تبصره 4- تاخیر ثبت دفاتر در مورد اشخاص حقوقی جدیدالتاسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا سی روز مجاز خواهد بود.
کلیه عملیات ثبت شده در دفاتر روزنامه هر ماه باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل نقل شود.(ماده 14)
موسساتی که دارای شعبه هستند مکلف‌اند با توجه به روش‌های حسابداری خود، خلاصه عملیات شعبه یا شعب خود را در صورتی‌که دارای دفاتر پلمپ شده باشند، لااقل سالی یک بار(تا قبل از بستن حساب‌ها)و در غیر این صورت ماه به ماه در دفاتر مرکز موسسه ثبت کنند.(ماده 15)
امضاء و پلمپ دفاتر ضمن سال مالی مشروط بر این‌که تا تاریخ امضاء و پلمپ هیچ گونه عمل مالی و پولی صورت نگرفته باشد و همچنین تاخیر امضاء پلمپ تا حد مجاز مقرر در تبصره های 3 و 4 ماده 13 این آیین‌نامه در مورد دفتر روزنامه یا حسب مورد دفتر مشاغل و ماده 14 این آیین نامه در مورد دفتر کل، به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.( ماده 16)
مودیانی که از سیستم های الکترونیکی استفاده می‌نمایند، موظف‌اند که حداقل ماهی یک بار خلاصه عملیات داده شده به ماشین های الکترونیکی را در دفتر روزنامه یا مشاغل حسب مورد ثبت و حداکثر ظرف مهلت تعیین شده در ماده 14 این آیین نامه، به دفتر کل منتقل کنند.
علاوه بر این به منظور تسهیل رسیدگی باید آیین‌نامه‌ها یا دستورالعمل‌های کار ماشین و برنامه‌های آن و نحوه کار با نرم افزارهای مالی مورد استفاده را در اختیار ماموران رسیدگی قرار دهند. ضمناَ مودیان مذکور مکلف‌اند هر سه ماه یک بار خلاصه عملیات داده شده به ماشین های الکترونیکی را حداکثر 10 روز پس از پایان سه ماه به اداره امور مالیاتی مربوطه تسلیم نمایند.

موارد رد دفاتر کدام‌اند؟

آیین‌نامه ۲۳۰۷۶۱ مورخ ۴/۱۲/۹۴ که آیین‌نامه اصلاح شده می‌باشد، ۱۲ مورد را بیان می‌کند، این ۱۲ مورد، موارد رد دفتر می‌باشند، هیئت بند ۳ به استناد یکی از این ۱۲ مورد می‌تواند دفاتر را رد کند.

ماده ۱۶- تخلف از تکالیف مقرر در این آیین‌نامه در موارد زیر موجب رد دفاتر می‌باشد:

• در صورتی که دفاتر ایجاد شده نزد مراجع زیربط به ثبت نرسیده باشد یا فاقد یک یا چند برگ باشد.
• عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز.
• تاخیر تحریر دفاتر روزنامه بیش از ۱۵ روز.
• عدم ثبت عملیات شعبه یا شعب در دفاتر مرکز طبق مقررات ماده ۱۵ آیین‌نامه تحریر دفاتر. ۵- در مواردی که دفاتر مزبور به ادعای مودی از دسترس وی خارج شده باشد و غیراختیاری بودن موضوع مورد تایید بالاترین مسول اداره امور مالیاتی زیربط قرار نگیرد
• . عدم تطبیق مندرجات دفاتر قانونی با اطلاعات موجود در سیستم‌های ماشینی (مکانیزه- الکترونیکی) و یا سامانه ثبت برخط معاملات در مورد اشخاصی که از سیستم‌های مذکور استفاده و یا مکلف به استفاده از سامانه یاد شده می‌باشند.
• جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در دفتر روزنامه.
• عدم ارایه یک یا چند جلد از دفاتر ثبت شده اعم از تحریر شده و نانویس.
• تغییر نرم‌افزار حسابداری مورد استفاده در طی سال مالیاتی بدون اطلاع قبلی اداره امور مالیاتی زیربط.
• تغییر روش نگهداری دفاتر، اسناد حسابداری از ماشینی (مکانیزه- الکترونیکی) به دستی و بالعکس طی سال مالیاتی یا دوره مالی.
•  تحریر دفاتر به غیر از پول رایج کشور و زبان فارسی.
•  حذف برخی از عملیات در دفاتر الکترونیکی. نکته: تبصره این ماده در مورد بند ۸ بیان می‌کند، چنانچه سفید ماندن برای ثبت تراز افتتاحی باشد، موجب رد دفاتر نخواهد بود و همچنین سفید ماندن ذیل صفحات دفتر در آخر هر روز یا هرهفته یا هرماه به شرطی که اسناد دارای شماره ردیف بوده و قسمت سفید مانده با خط بسته شود، به اعتبار دفتر خللی وارد نمی‌آورد
• . علاوه بر موارد ذکر شده در ماده ۱۶ آیین نامه تحریر دفاتر،ثبت هزینه‌ها و درآمدها و هر نوع اعمال و اقلام مالی غیرواقع در دفاتر به شرط احراز (ثبت هزینه‌هایی که وقوع آن محقق بوده اما به دلایل خاص قانونی قابل قبول از حیث مالیاتی نیست و برگشت داده می‌شود، به منزله ثبت هزینه‌های غیر واقعی تلقی نمی‌شود.)، تراشیدن، پاک کردن و محو کردن مندرجات دفاتر به منظور سوء‌استفاده، ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت (آرتیکل) بین سطور، ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت در حاشیه، استفاده از دفاتر ثبت و پلمپ شده سال‌های قبل نیز موجب رد دفاتر می‌شود.

نکته : اشتباهات حساب حاصل در ثبت عملیات در صورتی که بعدا در اثناء عملیات سال مربوط مورد توجه واقع و با اصطلاح آن در دفتر مبادرت و مستندات آن ارائه شود به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.

نکته : شرکت‌های تجاری باید هر رویداد مالی را در تاریخ تحقق و تحمل آن ثبت نمایند و اگر تاخیری در ثبت باشد، دفاتر رد می گردد.

نکته : در صورت ثبت اشتباه در دفتر قانونی باید با خودکار قرمز آن را خط زده و عدد صحیح نوشته شود. نکته: بستانکار شدن حسابهای نقدی و بانکی، موجب رد دفتر است، مگر این که حساب‌های بانکی با صورتحساب بانک مطابقت نماید و یا بستانکار شدن حساب‌های بانکی یا نقدی ناشی از تقدم و تاخر ثبت حساب‌ها باشد.

نکات تحریر دفاتر قانونی

• اعداد همواره در سمت راست نوشته می‌شوند.
• در دفتر روزنامه رویدادهای مالی باید به‌صورت روزانه ثبت شوند و ظرف مدت ۱۵ روز به سرفصل مربوطه در دفتر کل انتقال یابند.
• جهت جلوگیری از بروز اشتباه در زمان تحریر، بهتر است ابتدا دفاتر را با مداد مشکی تحریر کنید و سپس روی آن با خودکار بنویسید.
• اطلاعات باید روی خطها نوشته شود بدون خط خوردکی و بدون اینکه خطی خالی بماند.
• در صورت بروز اشتباه از تیغ و لاک استفاده نشود.
• خط بعد از ثبت هر رویداد مالی در دفتر روزنامه مخصوص شرح سند می‌باشد
• اولین سطر هر صفحه مخصوص نقل از صفحه قبل و آخرین سطر مخصوص نقل به صفحه بعد می‌باشد در قسمت جمع می‌بایست جمع ستون بدهکار و بستانکار نوشته شود.
• در صورت بروز اشتباه با خودکار قرمز روی اشتباه را خط کشیده و صحیح آن را با خودکار بالای آن درج شود
• جمع ستون بدهکار و بستانکار باید یکسان شود و زمانی اینگونه نیست که کل سند در یک صفحه درج نشود و به صفحه بعد منتقل شود
• انتهای اسناد در دفتر روزنامه و انتهای حساب  در دفتر کل با یک خط کج بسته شود.
• در دفتر کل گردش حساب بدهکار و بستانکار در انتها درج شده و تفاضل حاصل از این دو به عنوان مانده حساب در زیر عدد بزرگتر درج می‌گردد و این مانده به ترازنامه منتقل می‌شود.

و در پایان
در این مطلب با انواع دفاتر قانونی(مالیاتی)آشنا شدیم و به آیین‌نامه و نحوه نگارش قانونی دفاتر اشاره کردیم. حال اگر سوال و یا ابهامی در حوزه نگارش و یا اخذ دفاتر قانونی داشتید، بهتر است که با مشاوران و متخصصین موسسه سمیه پیرخدری همراه شوید.

نگارنده مقاله آموزش جامع تحریر دفاتر : خانم سمیه پیرخدری،‌ مدرس مالی و وکیل مالیاتی